保存と保管の違い

保存と保管は、あとのためにとっておくという点では同じである。

基本的な意味

保存とは、傷みやすい・なくなりやすいものをそのままの状態で保つことをいう。

「保存」の例

• データを保存する
• 文化財の保存
• 保存食　など

一方で保管とは、壊したりなくならないように、管理しておくことをいう。

「保管」の例

• 貴重品を金庫に保管する
• 機密文書の保管
• 食糧の保管場所　など

「保存」「保管」のどちらを使っても構わない場合もある。しかし保存では、物の質の維持に重点が置かれ、保管は物の管理に重点が置かれている。

「保存」「保管」どちらでも良い例

• 薬剤を保存する
• 薬剤を保管する

書類・文書管理における違い

ビジネス現場における書類・文書の管理上、保存と保管を以下のように呼び分けている。

保存とは、使用頻度の低い書類・文書を事務室外（外部倉庫など）に置いておくことをいう。一定期間、とっておくことが法律によって定められている書類・文書（法定保存文書）などは、上記の状況下で保存される。保存期間は法定期間によって異なり、原則として原本のみが保存される。

一方で保管とは、使用頻度の高い書類・文書を事務室内（キャビネットなど）に置いておくことをいう。身近な環境に置いておくことで、書類・文書を管理しやすくなる。保管期間は原則として1年で、原本のみならず非原本も保管される。

社内等で取り扱う書類・文書は、下記の「文書のライフサイクル」に従って管理される。

• 発生 → 活用 → 保管 → 保存 → 抹消

まとめ